E-Posta görgü kuralları
Belkide bunu daha önce duymamış, belki de duymuşsunuzdur ama bilmelisiniz ki her şeyin bir görgü kuralları olduğu gibi E-Posta'nın da bir görgü kuralı var. Biz size haberimizde
bunlardan biraz bahsettik. Bu kuralları uymak ise size kalmış...
MAILLE BAŞ SAĞLIĞI DILENMEZ DÜĞÜNE DAVET MAILLE YAPILMAZ
Sanal ortamda yürüttüğü ilişkilerinde, yüz yüze kurulacak bir ilişkiden farklı davranan insanlara siz de rastladınız mı? Oysa, internet alanlarında da diyalogda olduğumuz insanlara normal hayatta olduğu gibi gereken özeni göstermeli ve nazik davranmalıyız. Çünkü, her ne kadar internette yazıştığımız insanların birçoğunu yüz yüze belki hiç görmesek de, internet ortamının da kendine göre görgü kuralları var.
Eğitim danışmanı, eğitmen, yazar Suna Okur bu konudaki bilinç eksikliğini farketmiş ve Ötekiadam Yayınları’ndan çıkan “Suna Okur ile Zarafet, Görgü ve Protokol” isimli kitabında internet dünyasının görgü kurallarının ipuçlarını vermiş. Biz de bu kitaptan, e-posta görgü kurallarına dair derlediklerimizi sizlerle paylaşmak istedik.
E-POSTA KARTPOSTALDAN FARKLI MI SANIYORSUN? YANILDIN!
E-posta esasında çok güvenilir bir iletişim aracı değildir. Ele geçirilen e-posta hesaplarından sonra insanların başlarına gelenleri sık sık gazetelerde okuyoruz. Bu sebeple çok gizli ve çok özel iletilerin elektronik ortamda göndermeniz uygun değil. E-postanın bazen açık bir kartpostaldan farksız olduğunu asla unutmayın.
E-POSTAYI GÖNDERMEDEN KONTROL ETMELİ
Her e-posta hesabında iki bölüm var, bilgi ve metin kısmı. Başlık bilgilerini düzenlerken, gönder tuşuna basmadan önce e-postanın kime gittiğini bir kez daha kontrol etmekte fayda var. Çünkü bazen isim benzerliklerinden dolayı belki de özel bir mailiniz çok farklı birine gidebilir ve siz oldukça mahcup olabilirsiniz.
E-POSTAYLA BAŞ SAĞLIĞI DİLEMEMELİ
Baş sağlığı mesajı, tebrik, özür, nikâh veya nişan davetiyeleri elektronik ortamda gönderilmemeli. Bu tür gönderiler esasında muhatabımızı dikkate almadığımızı veya davetimize katılmasının bizim için çok da önemli olmadığı şeklinde algılanır.
MAİLE KABA SÖZ YAZMAMALI
Unutulmamalıdır ki muhatabınız üslubunuza bakarak sizi değerlendirme yoluna gidecektir. Bu sebeple, bilhassa kurum içi maillerde, emredici tonlardan uzak durmak gerekli. Başkasının yüzüne söylenmeyecek şeyleri ise elektronik ortamda asla yazmamalı. E-postanın yazıldığı alan, nezaket ve görgü kurallarından azade değil. Maillerde hiçbir şekilde kaba söz ve ima yapmamalısınız.
BÜYÜK HARFLE YAZIP, MUHATABINA BAĞIRMAMALI
Tamamı büyük harfle yazılan mailler bağırmak anlamına gelir. Elektronik ortamda bir kelimeyi bile -kısaltmalar hariç- büyük harfle yazmaktan kaçınmak gerekir. Ayrıca,Türkçe karakterlerin yaygınlaşması için mailinizi Türkçe karakterle yazmalısınız.
OKUNDU TEYİDİ İSTEMEMELİ
Her mailden sonra okundu teyidi istenmesi karşı taraf için güvensizlik olarak algılanır. Mailin sonunda iletişim bilgilerinizi mutlaka yazarak, muhatabınızın daha nazik bir yoldan size dönmesini sağlarsınız.
BAŞKASININ ÖZELİNİ BCC’DEN PAYLAŞMAMALI
Bcc, ancak toplu gönderilerde listedeki şahısların birbirilerinin adresini görmemeleri için kullanılmalı. Bu sizi zarif bir insan yapar.
KONU YAZARKEN KENDİ İŞİNİ KOLAYLAŞTIRMALI
Konu bölümüne “hakkında, dair, ait” ibareleri yazılmaz çünkü bunları yazmak muhatabımızın zekâsına hakaret olarak yorumlanır. Ayrıca konu, içeriği özetleyen birkaç kelimeden ibaret olmalıdır, kısaltma yapılmamalı. Mesela “rapor” uygunsuz bir konu başlığıdır çünkü daha sonra arandığında bulmayı kolaylaştıracak anahtar kelimelerden yoksundur. Bunun yerine “Güncellenmiş 2014 Bütçe Raporu” gibi birkaç detayı barından bir konu başlığı, arandığında bulmayı kolaylaştıracağı için daha iyi bir seçim olur.
- SMİLEYLER SAMİMİ OLDUKLARIMIZ İÇİN
- Gülen yüz, ağlayan yüz gibi “smiley”ler iş ortamında samimiyetimiz olmayan kimselere kullanılırsa laubalilik olarak değerlendirileceğini unutmayın.
-
ÇALIŞANLAR, DAHA DİKKATLİ OLMALI
Ofis çalışanları, başlık bölümünde bulunan bilgi kısmına el alışkanlığıyla her mailde yöneticisini eklememeye özen göstermeli. Yöneticilerin her mailde bilgiye yazılması, gereksiz bir yığın maille uğraşmalarına ve zaman kaybına sebep olur.