Uzaktan çalışanlar için sanal toplantıları etkileşimli hale getirmenin 8 yolu

Uzaktan çalışma kavramı yakın zamanda hayatımızdan çıkmayacak gibi gözüküyor. Hatta değişen dinamikler, birçok şirketin bu sistemi kalıcı olarak hayata geçirmesini sağlıyor. Bu durumda çalışanlar arasındaki iletişim büyük önem kazanıyor. Zoom, Skype, WebEx toplantıları artık yeni normalin bir parçası.

Çalışanlar arasındaki yüz yüze toplantıları anlamlı kılan etkileşim ve çift yönlü diyaloğun sanal ortamda sağlanması ise epey güç. Görüntülü görüşmeler ya da sunumlarda yapılan en büyük hatalardan biri ise çok fazla konuşmak ve ekip üyelerinin ilgisini çekememek şeklinde özetleniyor.

İster bir kişiyle isterse yüzlerce kişiyle konuşuyor olun etkileşim planlaması, hedef kitleyle daha iyi bağlantı kurmaya yardımcı olan en en önemli unsurların başında geliyor.

Yani aslında eyleme götüren etkili iletişim için bu çok önemli. Liderlerin ve yöneticilerin, sanal toplantılar sırasında izleyicilerin ilgisini çekmelerine ve verimli bir görüşmeyi teşvik etmelerine yardımcı olacak 8 uygulamayı paylaşıyoruz.

Soru sormaya teşvik

Katılımcıları oturum boyunca soru sormaya teşvik etmek gerekiyor. Amaç, gerçek iki yönlü iletişimi artırmak. Kendinizi izleyicilerin yerine koyup nasıl etkileşim kurmayı tercih edeceğinizi düşünün.

Geri bildirim

Bir diğer önemli unsur ise geri bildirim. Görüşleri almadan önce sorular, örnekler ve konular isteyerek konuyu kapsamlı hale getirip çeşitlendirmek gerekiyor. Sorular üzerinden ilerleyerek muhabbeti daha da genişletebilirsiniz.

Seçmeli sorular kullanma

Birkaç çoktan seçmeli soruyla etkileşimi artırmak mümkün. Soruları uygun şekilde oluşturup yanıtları tartışmaya hazır hale getirerek video görüşmeleri hem keyifli hem de daha akıcı hale getirmek mümkün oluyor.

Sohbet odası seçenekleri

Katılımı teşvik etmek için Zoom, Skype ya da diğer uygulamaların özelliklerinden yararlanmak da mantıklı seçenekler arasında. Herkes kullandığınız platforma aşina olmayabilir. Ama sunumu yöneten kişinin sohbet odası seçeneklerini detaylandırıyorolması büyük avantaj.

Zamanı kullanma

Eğer 20 dakikalık bir toplantı planlaması varsa soru ve tartışma için bu sürenin en az %50'lik kısmının ayrılması gerektiğini unutmamak gerekiyor. Ayrıca süreyle alakalı birkaç kez bilgi verilmesi de önemli.

'Herhangi bir sorunuz var mı?' kalıbından vazgeçme

'Herhangi bir sorunuz var mı?' ya da 'sorusu olan şimdi sorabilir' gibi kalıpları kullanmayın. Bunun yerine fikirleri ve sohbetleri canlandıracak farklı sorular sormakta yarar var. Eğer küçük bir grupla toplantı yapılıyorsa diyaloğun canlı kalması için tüm katılımcıların sesinin açık kalmasını sağlamak da avantaj olabiliyor.

Sunumdan önce beyin fırtınası

Sunum yapanların büyük bölümü özel fotoğraflar ve görsellere çok fazla zaman harcıyor. Ayrıca bunun tam tersine hangi soruların sorulabileceği üzerine çok az düşünüyor. Ancak bu süreci tersine çevirip sorulabilecek tüm soruları belirlemek gerekiyor.

Diyaloğu devam ettirme

Eğer toplantı süresince ekip üyelerinin sorularının tamamına yetişmek mümkünolmuyorsa birkaç gün içinde mutlaka kendisine dönüş yapılacağını bildirmek önemli. Böylece aslında diyaloğu devam ettirmiş oluyorsunuz.